Utiliser le RPA pour documenter vos processus métiers
L'automatisation robotisée des processus (plus connue sous l'acronyme RPA, pour Robotic Process Automation) est une pratique qui a rapidement pris de l’ampleur dans les grandes organisations, avec des implémentations basées sur des solutions proposées par des éditeurs tels UiPath, AutomationAnywhere, BluePrism, etc. (Gartner et Forrester ont publié ces derniers mois des synthèses présentant les principaux acteurs du marché). Les entreprises qui souhaitent rejoindre ce mouvement et initier une démarche RPA trouveront de multiples solutions logicielles pour mettre en place des « bots » qui permettront l'automatisation de leurs processus.
Les promesses du RPA sont le plus souvent associées à la notion de gains de productivité. S'il est vrai que cet objectif est ce qui justifie en général l’investissement dans la mise en place de robots logiciels, le RPA a d'autres vertus, qui méritent d’être mises en lumière. Les « bots » vont permettre aux collaborateurs d’avoir un assistant virtuel, auquel des tâches répétitives, voire rébarbatives seront confiées, permettant ainsi de « dé-robotiser » les humains, et de leur permettre de se concentrer sur les tâches qui nécessitent leur expertise, leur capacité d’analyse et de décision. Le traitement des tâches répétitives par des robots va participer à réduire les erreurs, conséquences de mauvaises manipulations ou d’inattention liée à la répétition.
Un autre bénéfice, souvent ignoré, est lié à la méthodologie utilisée dans la mise en œuvre d’une démarche RPA et la fabrication de « bots ». Une revue en détail de processus métier est un prérequis pour son automatisation. Il s’agit d’identifier les acteurs, les systèmes impliqués, les interfaces, les entrées/sorties, la gestion des erreurs et des exceptions, les règles gérant le déroulement du processus et les branchements vers les étapes adaptées. Tout ce travail d’analyse, réalisé en collaboration avec les responsables métiers, les responsables des applications et les managers représente une véritable richesse qui peut être exploitée au delà de sa transformation en processus automatisé. Il suffira d’utiliser les résultats de l’analyse pour enrichir le référentiel des processus métiers de l’entreprise. Passer à coté d’une telle opportunité serait dommage, alors qu’il constitue l’occasion, pour une organisation, d’initier la construction de son référentiel des processus de l’entreprise. Il conviendra donc d’inscrire dans les objectifs de la démarche RPA ce devoir de documentation.
Il s’agit donc de faire une pierre deux coups, en capitalisant sur la démarche RPA pour obtenir un bénéfice supplémentaire et tangible, sous la forme d’un processus métier documenté, qui pourra être utilisé à des fins d’audit et de formation. Pour cela, impliquer au plus tôt dans la démarche RPA les architectes des systèmes d’informations mais également la DSI sont des vrais facteur différentiant en terme de résultats. En d’autres termes, fédérer les forces de l’organisation autour d’un projet commun, la mise en place d’un projet RPA, et s’assurer que toutes les parties prenantes soit représentées et soient consciente de la plus valide de la démarche et des bénéficies qu’elles en retireront.
