Contrôle automatisé des informations client
Prenons un exemple rencontré chez un client, et étudions dans le détail une tâche récurrente effectuée par le département Finance. Tous les jours, des prospects sont convertis en clients, et un contrat doit être envoyé au client par le commercial en charge du compte. Un des prérequis est de vérifier que le numéro de TVA que le commercial a récupéré est valide. Le processus métier actuel est que le manager de l’équipe des ventes exporte du CRM les nouveaux clients et envoie cette liste sous forme de pièce jointe à un email au département Finance.
La personne en charge de cette tâche va travailler à partir de la liste en pièce jointe pou vérifier un par un les numéros de TVA, noter ceux qui sont incorrects, et si le numéro de TVA est correct créer le nouveau client dans le référentiel client. La dernière étape du processus sera d’envoyer par email la liste des clients avec un numéro de TVA incorrect.
Les entretiens réalisés avec les équipes commerciales et finance nous apprends que cette tâche est réalisée quotidiennement, pour une moyenne de 10 nouveaux clients. Cela signifie pour le manager de l’équipe des Ventes un investissement en temps d’environ 15 minutes par jour (extraction des données du CRM, envoi d’une email avec la liste des nouveaux clients en pièce jointe, etc.). En ce qui concerne l’équipe Finance, la vérification du numéro de TVA de chaque client prend environ 1 heure par jour.
Le ROI potentiel de ce cas d’usage très simple est donc d’environ 6h30 par semaine, ce qui correspond à 4 jours/homme sur un mois complet. Mais cela ne reflète pas exactement la réalité, car on ne considère que la dimension productivité, sans prendre en compte la dimension qualité. En automatisant les tâches d’extraction des données du CRM, de la création du fichier Excel, de son envoi par email et de la vérification des numéros de TVA, tout le processus métier bénéficiera d’une qualité de traitement homogène, avec comme résultat une qualité des résultat optimale.
Le robot se trouve au centre de plusieurs composants du système d'information et interagit directement avec eux afin de prendre en charge toutes les tâches et assurer ainsi un taux d'erreur minimum.
Le résultat de l'implémentation est un processus automatisé, qui sera programmé pour s'exécuter tous les soirs. La bande passante libérée pour les collaborateurs des équipes Vente et Finance est de près de 70 jours.homme par an , si l'on prend en compte le fait que le traiteemnt des erreurs de manipulation ou d'inattention (et les temps de résolution associés) est réduit drastiquement.
