Le processus d'achat : Un potentiel de productivité à toutes les étapes
Acheter un bien ou un service à un fournisseur peut se transformer en véritable parcours du combattant pour un collaborateur qui doit piloter un processus souvent complexe basé sur des validations par des managers et des services transverse. Les organisations les plus matures sur ces sujets auront mis en place des composant du système d’information qui facilitent la tâche, mais la majorité doit composer avec des processus semi-manuels voire manuels, des workflows peu formalisés et des étapes de validations souvent lentes et peu efficaces.
La représentation du processus métier ci-dessous donne une idée globale des acteurs impliqués et des documents nécessaires lors des différentes étapes de validation. Avant de regarder de plus près quelques composants du processus d’achat, revoyons la description des étapes telles qu’elle nous a été donnée par le client.
La demande d’achat est initiée par une collaborateur (rôle du « demandeur »), et la première action est une requête pour obtenir un devis d’un fournisseur. A la réception du devis, le « demandeur » va créer un bon de commande reprenant les éléments du devis et transmettre le bon de commande (BDC) à son manager, afin d’obtenir sa validation. En cas de validation, le BDC sera transmis au service comptabilité qui ajoutera cette information dans un système dédié, puis enverra le BDC au fournisseur pour confirmer la commande. A la réception de la facture émise par le fournisseur, le service comptabilité sera en charge du traitement (saisie dans l’outil comptable de informations de facturation) et de l’émission du paiement. Cette dernière étape conclue le processus d’achat.
Le travail réalisé avec le département comptabilité a permis d’automatiser en grande partie le processus d’achat, et de réduire au minimum les tâches de saisie manuelles. Le gain de temps pour l’organisation a été mesurée entre 1h et 3h par acte d’achat. Cette économie se fait principalement sur trois points : la création et la gestion du bon de commande, le traitement de la facture fournisseur, mais aussi la réduction du nombre d’erreurs et le temps nécessaire à leur correction. Regardons plus en détails les deux premiers points.
Gestion du bon de commande Le besoin client pour le BDC était de simplifier les opérations de contrôle et de saisie du BDC dans leur outil comptable. La tâche du demandeur est modifiée et son rôle est d’envoyer vers une boite email dédié un modèle de BDC au format PDF, dans lequel apparaitra le montant HT, le taux de TVA, le SIRET et la raison sociale du fournisseur. L’automatisation est en charge d’orchestrer la suite de la chaine de traitement : La validation du BDC se fera via l’analyse de la réponse à l'email faite par le manager ; La saisie des informations du BDC dans l’outil comptable se fera sans intervention humaine sauf si une erreur ou une information manquante est détectée. On peut également souligner que le robot sera en charge de vérifier que les informations sur le fournisseur sont correctes et cohérentes avec le référentiel dont dispose le département comptabilité (raison sociales, SIRET, etc). De même, le robot devra vérifier que les règles du processus d’achat sont bien respectées (par exemple la dispense d'une validation par le manager en dessous d’un seuil donné).Enfin, il sera vérifié que le numéro identifiant le BDC est unique et qu’il permettra le métrage avec la future facture fournisseur.
Traitement des facture fournisseurs La réception de la facture fournisseur par email est gérée par le robot, qui va identifier le fournisseur à partir de l’email de l’envoyeur. La pièce jointe (le PDF correspondant à la facture) est analysée pour y rechercher le SIRET du fournisseur, sa raison sociale, le numéro de facture, la référence au numéro de BDC, le montant HT et le taux de TVA appliqué. Ces informations sont automatiquement saisies dans le système comptable, et le lettrage est fait avec le BDC. Si une information est incohérente, un processus spécifique sera initié via l’outil de gestion des incidents (JIRA HelpDesk). Le traitement de l’erreur pourra donc être gérée selon les procédures adaptées.
Conclusions La bande passante libérée correspond à environ 2h par achat, sur une base de 120 achats mensuels, estime le gain de temsp à 35 jours.homme par mois. En terme de réduction des erreurs, l’automatisation a eu un effet très positifs et des mesures basées sur les interviews utilisateurs permettent d’estimer une économie d’environ 5 jours.homme par mois.