La promesse de la RPA est d’aider tous les collaborateurs dans la réalisation des processus métiers, d’augmenter la productivité, d’améliorer la qualité. Cette promesse ne peut être tenue que si les robots mis en place donnent rapidement un retour sur investissement. Il est donc absolument essentiel de ne pas se tromper dans le choix des processus métiers à automatiser, si l’on veut bénéficier des promesses de la RPA. Choisir des processus trop complexes alors que l’organisation n’est pas encore assez préparée ou entrer dans des cycles d’analyse et de développement trop long sont les biais à éviter absolument pour assurer le succès d’une démarche RPA. Chez RPA Consulting nous avons vérifié par l’expérience que le meilleur gage de réussite est de suivre une méthodologie solide et structurée afin d'identifier les processus métiers candidat les mieux adapatés à l’automatisation.
Une démarche pour identifier
les processus métiers candidats à l'automatisation
Recenser Cette étape a comme objectif de faire la liste des processus que les représentants des métiers souhaitent automatiser. Ce travail se fait par le biais d'interviews, impliquant le management et les opérationnels, Si il est existe, on utilisera le référentiel des processus de l’entreprise (Pega, Appian, Mega, etc.) pour faciliter les échanges Analyser Pour les processus métiers qui on été recensés, on réalise la collecte des informations nécessaires à la compréhension fine des étapes et de tous les acteurs et des composants (logiciels, documents, etc). On entre dans le détail du processus, on prend en compte le mode nominal mais aussi la façon dont sont gérées les exceptions et les erreurs. Des échanges plus détaillés avec les opérationnels sont réalisés, et on débute la démarche de représentation du processus existant (souvent nommé «process as-is » dans le vocabulaire RPA). Formaliser Une fois les processus métiers existants analysés, l’étape de formalisation peut débuter, A l’aide d’outils de BPMN, on va cartographier les processus métiers, dans leur état actuel (« as-is ») et si nécessaire dans leur état cible (« to-be »). Les outils utilisés pour formaliser les processus devront produire des résultats lisibles par les opérationnels et par le management. Cette phase documentaire pourra être exploitée pour mettre à jour le référentiel des processus de l’entreprise quand il existe, ou de profiter du projet RPA pour initier ce référentiel. Valider En utilisant les informations collectées dans les étapes précédentes, on note chaque processus suivant une grille d’évaluation que nous avons développé et qui permet de mesurer précisément si un processus est adapté à l'automatisation. Les données obtenues via la grille d'évaluation sont utilisées comme base pour présenter les processus candidats et vous aider à choisir ceux que vous souhaitez prioriser.